Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste – UPM Yhteismetsä
Tämän tietosuojaselosteen piiriin kuuluvat Itä-Suomen, Keski-Suomen, Länsi-Suomen ja Pohjanmaan yhteismetsien osakaskuntien osakkaat ja mahdolliset potentiaaliset osakkaat. Näitä yhteismetsiä markkinoidaan yhteisesti nimellä UPM Yhteismetsä ja hallinnoidaan samalla tavalla. Jäljempänä käytetään ”UPM Yhteismetsä” kuvaamaan yhteismetsiä yhteisesti ja ”Osakkaat” kuvaamaan kaikkien yhteismetsien osakkaita.
Henkilötietojen käsittely perustuu yleensä UPM Yhteismetsän osakkaan osakasasemaan ja potentiaalisen osakkaan väliseen sopimukseen. Tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai UPM Yhteismetsän liiketoimintaan liittyvään muuhun oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely saattaa perustua myös suostumukseen. Käytämme tietoja asiakkuuden ylläpitämiseen ja kehittämiseen esimerkiksi, kun haluamme tarjota asiakkaalle palveluita. Tietojen keräämisen perusteena ovat myös lakisääteiset velvoitteet. Tällaisia velvoitteita ovat esimerkiksi osakasrekisterin ylläpito.
UPM Yhteismetsä kerää ja käsittelee asiakkaistaan seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot kuten nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Muut yksilöintitiedot, kuten henkilötunnus, y-tunnus, pankkitilin numero
- Metsätilojen yksilöintiä, omistusta ja käyttöä koskevat tiedot kuten kiinteistötunnus, omistus- ja hallintatiedot, kiinteistörasitteet, kaavoitustiedot ja käytön rajoitukset
- Julkisista tietolähteistä ja asiakkaalta saadut metsätilojen metsävaratiedot
- Osakkaan ilmoittamat markkinointiluvat, suostumukset ja kiellot
UPM Yhteismetsä tilaa verkkosivujensa hallinnoinnin UPM:ltä. UPM kerää näiden käytöstä havainnoidut tiedot.
UPM Yhteismetsä käyttää pääasiassa tietoja osakassuhteiden ylläpitoon ja osakasviestintään.
Muita käyttötarkoituksia ovat:
- Uusien osakkuuksien luominen
- Metsäalueen liittäminen yhteismetsään
- Raportointi ja tilastointi
- Palveluiden kehittäminen
- Osakaskyselyt
- Kutsut osakkaille järjestettäviin tilaisuuksiin
Käytämme tietoja myös, jotta voimme paremmin kohdentaa palveluiden markkinointia, tapahtumakutsuja ja muuta viestintää kullekin osakkaalle. Yhdistelemme julkista metsävaratietoa, kiinteistörekisteritietoa ja yhteystietoja. Yhdisteltyä tietoa käytetään osakasviestintään ja palveluiden tarjoamiseksi.
Asiakaspalvelussa käsittelemme henkilötietoja palvelun laadun parantamiseksi. Saatamme esimerkiksi nauhoittaa asiakaspalvelunumeroon soitettuja puheluita ja tallentaa annettua palautetta. Asiakkaan viestit ja palvelupyyntöihin liittyvät tiedot tallennetaan silloin, kun ne ovat palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia. Asiakaspalautetietoa kohdennetaan asiakaskohtaamisiin palvelun laadun parantamiseksi.
UPM Yhteismetsä käyttää verkkosivujen käytöstä kertynyttä tietoa UPM:n kanssa kehittääkseen verkkosivujen käyttökokemusta.
Käsiteltävät tiedot saamme pääosin osakkailta ja omista tietojärjestelmistä sekä julkisista tietolähteistä, joita ovat erityisesti Metsäkeskuksen ja Maanmittauslaitoksen ylläpitämät tietopalvelut, kartat, paikkatiedot, muista lähteistä saadut julkiset kiinteistö- ja metsävaratiedot sekä osoitetiedot. Saamme tietoa myös yksityisiltä tietopalvelujen tuottajilta, muilta palvelujen tarjoajilta ja erilaisista analytiikkatyökaluista.
Tietoa kertyy, kun asiakas vierailee UPM Yhteismetsän verkkosivustolla, tilaa palveluita, uutiskirjeitä tai muuta materiaalia tai on muulla tavalla meihin yhteydessä.
Tietojen yhdistelemisessä ja käsittelyssä noudatamme henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.
UPM Yhteismetsä rajoittaa henkilötietojen käyttöä ja suojaa niitä katoamiselta, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta muuntelulta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimilla.
Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne UPM Yhteismetsän palveluksessa olevat ja UPM Yhteismetsälle palveluita toimittavat henkilöt ja yritykset, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen tai palvelujen tuottamiseen sopimuksen mukaisesti.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siinä tarkoituksessa, jota varten ne on alun perin kerätty.
Siihen, miten kauan yksittäisen osakkaan tietoja säilytetään, vaikuttaa osakkuuden jatkuvuus, intensiteetti ja sitoumukset. Sen jälkeen, kun osakassuhde on päättynyt, henkilötietoja säilytetään vielä niin kauan kuin on tarpeen alkuperäisen käyttötarkoituksen vuoksi. Tietoja voidaan säilyttää myös siksi, että UPM Yhteismetsä on lainsäädäntöön tai sopimussuhteeseen perustuvia velvoitteita tai oikeuksia.
UPM Yhteismetsä luovuttaa tietoja viranomaisille, kun laki velvoittaa siihen tai viranomainen niin määrää.
UPM Yhteismetsä voi siirtää tai luovuttaa henkilötietoja niille palvelun toimittajille, jotka tarvitsevat tietoja toimittaessaan UPM Yhteismetsän liiketoimintaan liittyviä työsuorituksia tai muita palveluja. Palvelun toimittajat ovat tekemissään sopimuksissa sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja ainoastaan tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa sekä huolehtimaan tietoturvasta ja tietojen suojaamisesta asianmukaisesti. Palvelun toimittajat poistavat tiedot sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi milloin tahansa. Voit ottaa meihin yhteyttä ja pyytää saada henkilötietosi tarkastettaviksi. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen lopusta. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ja tarkentamaan, mitä tietoja haluat tarkistaa.
Sinulla on oikeus oikaista tai täydentää vääriä, epätarkkoja, vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja.
Voit pyytää poistamaan henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käsittelyä. Tietoja ei kuitenkaan välttämättä kokonaan poisteta, mikäli tietoja edelleen tarvitaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on alun perin kerätty.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.
Tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, esimerkiksi kun olet itse tilannut uutiskirjeen, sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa. Voit kieltää suoramarkkinoinnin, kuten uutiskirjeet, viestin lopusta löytyvästä peruutuslinkistä.
Tähän selosteeseen voi tulla tarkennuksia tai muutoksia, jotka johtuvat esimerkiksi säädösten, järjestelmien tai toimintatapojemme muutoksista.
UPM Yhteismetsä
UPM Yhteismetsän käyntiosoite: Peltokatu 26, 33101 Tampere
Puhelinvaihde: 0204 16 5100
Internetsivusto: www.upmyhteismetsa.fi
UPM Yhteismetsä / Tietosuoja
UPM Yhteismetsän käyntiosoite: Peltokatu 26, 33101 Tampere
Sähköposti: heikki.kalvila@upm.com