UPM Metsä Tietosuojaseloste

UPM Metsän asiakkaiden henkilötietojen käsittely

Mitä tämä tietosuojaseloste kattaa?

Tämän tietosuojaselosteen piiriin kuuluvat UPM-Kymmene Oyj Metsän, UPM-konserniin
kuuluvan tytäryhtiön UPM Silvesta Oy:n ja UPM Bonvestan asiakkaat ja mahdolliset tulevat asiakkaat (jäljempänä ”UPM Metsä” ja ”Asiakkaat”).

UPM Metsä vastaa puuraaka-aineen hankinnasta UPM:n tehtaille. Suuri osa puusta tulee yksityisten henkilöiden omistamista metsistä. Puukaupan lisäksi UPM Metsä tarjoaa metsänomistajille laajan valikoiman metsäomaisuuden hoitoon ja metsän omistamiseen liittyviä palveluja. UPM Bonvesta jalostaa ja myy kiinteistöjä.


Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu yleensä UPM Metsän ja asiakkaan väliseen sopimukseen. Tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai UPM Metsän liiketoimintaan liittyvään muuhun oikeutettuun tarkoitukseen. Henkilötietojen käsittely saattaa perustua myös suostumukseen. Käytämme tietoja asiakkuuden ylläpitämiseen ja kehittämiseen esimerkiksi, kun haluamme tarjota asiakkaalle palveluita, tuotteita tai yhteistyötä.

Tietojen keräämisen perusteena ovat myös lakisääteiset velvoitteet. Tällaisia velvoitteita ovat esimerkiksi puun ostajan ilmoitusvelvollisuus veroviranomaisille sekä puun alkuperän varmistaminen.

Mitä tietoja kerätään?

UPM Metsä kerää ja käsittelee asiakkaistaan seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot kuten nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Muut yksilöintitiedot, kuten henkilötunnus, y-tunnus, pankkitilin numero ja luottotiedot
• Metsätilojen yksilöintiä, omistusta ja käyttöä koskevat tiedot kuten kiinteistötunnus, omistus- ja hallintatiedot, kiinteistörasitteet, kaavoitustiedot ja käytön rajoitukset
• Julkisista tietolähteistä ja asiakkaalta saadut metsätilojen metsävaratiedot
• Tiedot, joita saadaan, kun asiakas osallistuu tapahtumiin, kampanjoihin tai kilpailuihin
• Asiakkuuden tai yhteydenpidon perusteella saadut myynti-, osto-, tarjous-, puunkorjuu-, kuljetus-, asiakaspalaute-, metsävero- ja metsänhoitotiedot sekä muut aiemmat sopimustiedot
• Metsän henki -lehden sekä uutiskirjeiden tilaustiedot
• Asiakkaan käyttämät palvelut, verkkosivustot ja mobiilisovellukset eri päätelaitteilla sekä näiden käytöistä havainnoidut tiedot
• Asiakkaan ilmoittamat kiinnostuksen kohteet, markkinointiluvat, suostumukset ja kiellot
  
  

Mihin tarkoitukseen tietoja käytetään?

Pääasiassa käytämme tietoja hakkuuoikeuden luovutukseen tai toimeksiantoon välittömästi liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Muita käyttötarkoituksia ovat:

• Asiakassuhteiden ylläpito ja asiakasviestintä
• Asiakas- ja tuotekyselyt
• Asiakaspalautteen kerääminen asiakaskohtaamisista
• Uusasiakashankinta
• Palveluiden tai tuotteiden tarjoaminen ja niistä tiedottaminen, kuten puukauppaan tai
• metsänhoitopalveluihin liittyvät tiedot, asiakasedut tai tarjoukset
• Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
• Raportointi ja tilastointi
• Verkkosivuston käyttökokemuksen parantaminen
• Kutsut metsänomistajille järjestettäviin tilaisuuksiin
• Maksukykyisyyden tarkastaminen, laskutus ja perintä
• Pakote- ja muiden viranomaislistojen tarkastaminen

Käytämme tietoja myös, jotta voimme paremmin kohdentaa palveluiden markkinointia, tarjouksia, palautekyselyitä, tapahtumakutsuja ja muuta viestintää kullekin asiakkaalle. UPM Metsä voi ryhmitellä asiakkaitaan segmentteihin kerättyjen tietojen perusteella. Yhdistelemme julkista metsävaratietoa, kiinteistörekisteritietoa, yhteystietoja sekä verkkoasiointitietoa.Yhdisteltyä tietoa käytetään palveluiden tarjoamiseksi ja tarjousten kohdentamiseksi.

Asiakaspalvelussa käsittelemme henkilötietoja palvelun laadun parantamiseksi. Saatamme esimerkiksi nauhoittaa asiakaspalvelunumeroon soitettuja puheluita ja tallentaa annettua palautetta. Asiakkaan viestit ja palvelupyyntöihin liittyvät tiedot tallennetaan silloin, kun ne ovat palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia. Asiakaspalautetietoa kohdennetaan asiakaskohtaamisiin palvelun laadun parantamiseksi.

Kanta-asiakasohjelman toteuttamista varten tallennetaan tiedot bonuskertymistä, ostoista ja myynneistä.

Mistä tiedot saadaan?

Käsiteltävät tiedot saamme pääosin asiakkailta ja omista tietojärjestelmistä sekä julkisista tietolähteistä, joita ovat erityisesti Metsäkeskuksen ja Maanmittauslaitoksen ylläpitämät tietopalvelut, kartat, paikkatiedot, muista lähteistä saadut julkiset kiinteistö- ja metsävaratiedot sekä osoitetiedot. Saamme tietoa myös yksityisiltä tietopalvelujen tuottajilta, muilta palvelujen tarjoajilta ja erilaisista analytiikkatyökaluista.

Tietoa kertyy, kun asiakas vierailee UPM Metsän verkkosivustolla tai mobiilisovelluksissa, käyttää tai rekisteröityy UPM:n palveluihin, tilaa tuotteita, uutiskirjeitä, lehtiä tai muuta materiaalia tai on muulla tavalla meihin yhteydessä.

Tietojen yhdistelemisessä ja käsittelyssä noudatamme henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.

Evästeet internetsivustolla

Evästeiden sekä muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja tarjota parempia ja helppokäyttöisempiä palveluja. Analyysistä syntyvä data on tärkeää käyttäjäkokemuksen ja palveluiden parantamiseksi sekä asiakasta kiinnostavien palveluiden mainonnan kohdentamiseksi.

Keräämme tietoja siitä, miten käyttäjä käyttää palvelujamme. Palveluissa ja verkkosivustoillamme voidaan käyttää erilaisia tekniikoita, jotka tuovat esille teknisiä tietoja, kuten päätelaitteen käyttöjärjestelmän, verkkosijainnin ja selaimen tyypin, sekä sen internetsivuston osoitteen ja yrityksen nimen tai palvelun, jonka kautta käyttäjä tuli UPM Metsän sivustoille. Pelkästään näiden tietojen perusteella ei voida tunnistaa yksittäisiä henkilöitä eikä kerätä henkilötietoja käyttäjästä, ellei käyttäjä ole itse antanut kyseisiä tietoja tai muita tietoja, joiden perusteella käyttäjä voitaisiin tunnistaa.

Käytämme verkkosivustollamme myös kolmansien osapuolten työkaluja, jotka voivat asettaa evästeitä päätelaitteeseesi tai seurata palvelun käyttöä.

Hyödynnämme evästeitä sekä muita vastaavia tekniikoita palveluiden käyttäjämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mitataksemme mainonnan tehoa. Lisäksi internetsivustojen käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa saatamme tallentaa tiedon myös käyttäjän sivuilla tekemistä valinnoista.

Halutessaan käyttäjä voi määrittää internetselaimen asetukset niin, että evästeitä ei sallita eikä ilmoitusta niiden käyttämisestä tule. Jos käyttäjä estää evästeiden käytön, jotkin sivuston osiot eivät välttämättä toimi oikein.

Kuinka tiedot turvataan?

UPM Metsä rajoittaa henkilötietojen käyttöä ja suojaa niitä katoamiselta, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta muuntelulta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimilla.

Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne UPM:n palveluksessa olevat ja UPM:lle palveluita toimittavat henkilöt ja yritykset, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen tai palvelujen tuottamiseen sopimuksen mukaisesti.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siinä tarkoituksessa, jota varten ne on alun perin kerätty.

Siihen, miten kauan yksittäisen asiakkaan tietoja säilytetään, vaikuttaa asiakkuuden jatkuvuus, intensiteetti ja sitoumukset. Sen jälkeen, kun asiakassuhde on päättynyt, henkilötietoja säilytetään vielä niin kauan kuin on tarpeen alkuperäisen käyttötarkoituksen vuoksi. Tietoja voidaan säilyttää myös siksi, että UPM Metsällä on lainsäädäntöön tai sopimussuhteeseen perustuvia velvoitteita tai oikeuksia.

Kenelle tietoja voidaan luovuttaa tai siirtää?

UPM Metsä luovuttaa tietoja viranomaisille, kun laki velvoittaa siihen tai viranomainen niin määrää.

UPM Metsä voi siirtää tai luovuttaa henkilötietoja niille palvelun toimittajille, jotka tarvitsevat tietoja toimittaessaan UPM Metsän liiketoimintaan liittyviä työsuorituksia tai muita palveluja. Palvelun toimittajat ovat tekemissään sopimuksissa sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja ainoastaan tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa sekä huolehtimaan tietoturvasta ja tietojen suojaamisesta asianmukaisesti. Palvelun toimittajat poistavat tiedot sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.

UPM Metsä käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palvelun toimittajia, jolloin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella sijaitseviin maihin. Henkilötiedot suojataan tällöin noudattaen asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia keinoja, kuten EU:n mallisopimuslausekkeita. Tiedon vastaanottajina olevat yhteistyökumppanit sitoutuvat varmistamaan henkilötietojen luottamuksellisuuden ja tietosuojan, eivätkä he saa käyttää tietoja oman liiketoimintansa edistämiseen.

Voiko tiedot tarkastaa tai niiden käyttöä rajoittaa?

Rekisteröitynä asiakkaana sinulla on oikeus tarkastaa tietosi milloin tahansa. Voit ottaa meihin yhteyttä ja pyytää saada henkilötietosi tarkastettaviksi. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen lopusta. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi ja tarkentamaan, mitä tietoja haluat tarkistaa.

Sinulla on oikeus oikaista tai täydentää vääriä, epätarkkoja, vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja.

Voit pyytää poistamaan henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käsittelyä. Tietoja ei kuitenkaan kokonaan poisteta, mikäli tietoja edelleen tarvitaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on alun perin kerätty.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.

Tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, esimerkiksi kun olet itse tilannut uutiskirjeen, sinulla on oikeus perua suostumuksesi milloin tahansa. Voit kieltää suoramarkkinoinnin, kuten uutiskirjeet, viestin lopusta löytyvästä peruutuslinkistä.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tähän selosteeseen voi tulla tarkennuksia tai muutoksia, jotka johtuvat esimerkiksi säädösten, järjestelmien tai toimintatapojemme muutoksista.

Rekisterinpitäjä

UPM-Kymmene Oyj, Helsinki
Y-tunnus: 1041090-0 (UPM)
UPM Metsän käyntiosoite: Åkerlundinkatu 11 B, 33101 Tampere
Puhelinvaihde: 0204 15111
Internetsivusto: www.upmmetsa.fi

Yhteystiedot tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä:

UPM-Kymmene Oyj / Tietosuoja
Alvar Aallon katu 1, PL 380
00101 Helsinki
Sähköposti: privacy@upm.com